Rozumět oborovým termínům znamená komunikovat s dodavateli bez nedorozumění a působit před klienty profesionálně.
Brief a scope
Brief je souhrnný dokument od klienta, kde popisuje typ akce, cíl, rozpočet, termín a představu o atmosféře. Scope definuje přesný rozsah vaší práce: zda zajistíte jen místo a catering, nebo i program, techniku a koordinaci v den akce. Obojí si na začátku spolupráce ujasněte písemně, abyste se vyhnuli dodatečným požadavkům bez navýšení honoráře.
Run of show
Minutový scénář celé akce, kde má každý úkon přesný čas a zodpovědnou osobu. Začíná příchodem prvních hostů a končí úklidem. Obsahuje technické poznámky pro osvětlovače, zvukaře nebo moderátory. Bez run of show narážíte na zmatky a improvizaci, která narušuje plynulost.
Load-in a load-out
Load-in označuje časové okno, kdy dodavatelé dovážejí a instalují techniku, nábytek nebo dekorace. Load-out je opačný proces po skončení akce. Některé prostory účtují oba časové bloky samostatně, proto je třeba kalkulovat náklady na delší pronájem než jen dobu samotné akce.
Contingency a buffet time
Contingency je rezerva v rozpočtu nebo harmonogramu na nečekané situace, standardně deset až patnáct procent celkové částky. Buffet time je časová vůle mezi jednotlivými body programu, abyste stihli reagovat na zpoždění řečníka nebo technický problém. Obě rezervy vám dávají prostor na řešení bez panice.